Тел: (495) 943-16-74

Где разрешено применение факсимиле?

Руководители больших компаний нередко оказываются в ситуации, когда им нужно быть в нескольких местах одновременно. Из-за множества требующих подписи документов они загружены работой и не могут уйти на больничный или в отпуск. Но есть возможность ускорить документооборот при помощи дубликата подписи, который будет проставлять кто-то из подчиненных. Применение факсимиле в документах узаконено 2 пунктом 160 статьи ГК РФ.

В нем сказано, что факсимильное воспроизведение подписи допустимо, когда это предусмотрено законодательными и правовыми актами или соглашениями сторон. К сожалению, порядок использования этого инструмента слабо регулируется законом. Часто возникают вопросы, в каких случаях можно применить копию подписи, а в каких нет. Мы решили прояснить современную практику и дать советы — когда ставить факсимильные подписи, а когда собственноручные.

Где точно можно использовать подписи факсимиле?

Вот список документов, которые разрешено подписывать с помощью факсимильного штампа:

  • патенты и сертификаты;
  • результаты ЕГЭ;
  • полисы ОМС;
  • внутренние удостоверения личности сотрудников;
  • похвальные и почетные грамоты;
  • приглашения и благодарности.

Чтобы правомерно пользоваться инструментом, сначала руководитель издает соответствующее распоряжение. В нем прописывается необходимость и весь порядок использования дубликата подписи. Приказом назначается ответственное лицо, которому поручено хранение штампа и проставление оттисков. Также перечисляются все допущенные к инструменту сотрудники. И наконец, должен быть составлен четкий перечень документации, в которой используется факсимильная подпись.

Можно ли использовать факсимиле на договорах?

Когда речь идет о гражданско-правовых сделках, инструмент используют при одном условии. Необходимо заключить двустороннее письменное соглашение в произвольной форме. Оно может представлять собой отдельный договор, заверенный собственноручной подписью. Или соответствующий раздел добавляется к основному договору. Обязательно указываются ФИО и должности сотрудников, которые будут заверять бумаги, прописываются действия на случай их увольнения и сроки действия соглашения. Оно может действовать определенное время или до уведомления одной из сторон.

После подписания соглашения факсимильные оттиски приобретают юридическую силу. У обеих организаций также должны быть внутренние акты с прописанными тонкостями использования и хранения штампа. Доверенность в вышеописанную категорию не попадает. Она относится к односторонним сделкам, а значит, заключить двустороннее соглашение невозможно.

Можно ли использовать факсимиле на трудовых договорах?

В статье 67 ТК РФ не прописаны случаи, когда можно использовать факсимильную копию подписи. Нет и определения такого понятия. Указывается лишь, что каждый экземпляр подписывается сторонами. И хотя прямого запрета нет, во избежание проблем не стоит использовать инструмент вместо подписи. Все связанные с приемом на работу договоры заверяются руководителем лично.

Можно проставлять штамп на графики работы или другие кадровые бумаги, не связанные с принятием на работу и увольнением. Для этого нужно издать локальный акт, подписанный директором организации. Также облегчают ведение документооборота штампы, на которых указано ФИО и оставлено место для ручной подписи.

Использование факсимиле на бухгалтерских документах

Эта документация — самая строгая, ведь она связана с финансами. Налоговые органы традиционно запрещают любые заменители подписи. Поэтому все отчеты, которые подаются в ФНС, ответственное лицо заверяет своими руками. Некоторое время назад можно было попытаться отстоять свою позицию в суде, ссылаясь на отсутствие прямого запрета в законодательстве. Но сейчас есть решение Президиума ВАС, которое поддерживает позицию налоговых органов.

На товарных накладных формально может быть проставлен оттиск, если есть двустороннее соглашение контрагентов. Но если вы рассчитываете на вычет НДС, то от применения факсимиле в первичных документах придется отказаться. Кассовая документация тоже заверяется оригинальной подписью. Ее же потребуют банки для открытия счета организации.

Если вы решили заказать факсимильный штамп, не допускайте его попадания в чужие руки! Никаких разрешений для его приобретения не требуется. Если вы обратитесь в Studio D-77, то приобретете недорогой и надежный инструмент в минимальные сроки!

Оформить заказ можно по телефону +7 (495) 943-16-74, написав нам info@s-d77.ru или заполнив форму ниже.








Похожие статьи